Viele Betriebe im Kreis Pinneberg und in Hamburg kommen irgendwann an den Punkt, an dem fertige Programme nicht mehr passen. Die Abläufe sind zu speziell, mehrere Programme sprechen nicht miteinander, oder es wird zu viel von Hand übertragen. Eigene Software kann das lösen. Wer so ein Projekt zum ersten Mal angeht, fragt sich aber zu Recht: Wie läuft das eigentlich ab, und wie viel Zeit muss ich selbst investieren? In diesem Artikel beschreibe ich die Phasen so, wie ich sie mit meinen Kunden durchlaufe.
Phase 1: Das Erstgespräch
Am Anfang steht ein Gespräch, telefonisch, per Video oder bei Ihnen im Betrieb. Dabei geht es noch nicht um Technik, sondern um Ihren Alltag: Was kostet heute Zeit? Wo passieren Fehler? Wer arbeitet mit den Daten? Am meisten hilft es, wenn Sie den Ablauf zeigen können, so wie er heute wirklich läuft, mit allen Zetteln, Listen und Umwegen.
Ihr Beitrag in dieser Phase: etwa eine halbe Stunde Zeit und Beispiele aus dem Alltag, etwa ein ausgefüllter Stundenzettel, eine Excel-Liste oder ein typischer Auftrag.
Phase 2: Anforderungen und Angebot
Aus dem Gespräch entsteht eine Beschreibung, was die Software in der ersten Version können muss und was später kommen kann. Diese Trennung ist wichtig. Eine erste Version, die nur das Nötigste kann, ist in der Regel schneller fertig, kostet weniger und zeigt früh, ob die Lösung im Alltag funktioniert. Auf dieser Grundlage erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit Umfang, Zeitplan und Preis.
Was die Kosten im Einzelnen bestimmt, habe ich am Beispiel von Apps im Artikel Was kostet eine App? beschrieben. Die Punkte gelten für andere Software genauso.
Phase 3: Prototyp und erste Version
Bevor viel Budget fließt, sehen Sie einen klickbaren Entwurf oder eine erste lauffähige Version. Jetzt fällt auf, was in der Beschreibung noch gefehlt hat: ein Feld, das doch gebraucht wird, ein Schritt, der in der Praxis anders läuft. Solche Erkenntnisse lassen sich in dieser Phase mit wenig Aufwand umsetzen. Später kosten sie meist mehr.
Phase 4: Entwicklung in kurzen Schritten
Die eigentliche Entwicklung läuft in Etappen. Nach jeder Etappe gibt es einen Zwischenstand, den Sie und Ihr Team ausprobieren können. Änderungswünsche besprechen wir, bevor sie Kosten verursachen, und planen sie dann gemeinsam ein. So bleiben Ergebnis und Kosten für Sie jederzeit nachvollziehbar.
Ihr Beitrag: regelmäßig kurz testen und Rückmeldung geben. Ideal ist eine feste Ansprechperson in Ihrem Betrieb, die entscheiden kann.
Phase 5: Einführung im Betrieb
Ob neue Software im Alltag ankommt, entscheidet sich oft bei der Einführung. Planen Sie deshalb eine Einweisung für Ihr Team, die Übernahme vorhandener Daten und eine Übergangszeit ein, in der alte und neue Lösung parallel laufen. Bei einer App für die Baustelle wie der Zeiterfassung für Gashi & Söhne zählt außerdem eine Bedienung, die ohne lange Erklärung funktioniert.
Phase 6: Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung
Nach dem Start ist Software nicht fertig. Betriebssysteme bekommen Updates, Anforderungen ändern sich, und im Alltag entstehen neue Ideen. Klären Sie deshalb schon beim Angebot, wer sich um Wartung kümmert, wo die Daten liegen und wie Quellcode und Nutzungsrechte geregelt sind. Dann bleiben Sie auch später handlungsfähig.
Checkliste für Ihren Start
- Welcher Ablauf kostet heute am meisten Zeit oder Nerven?
- Wer arbeitet später mit der Software, im Büro, unterwegs oder beides?
- Welche Programme müssen angebunden werden?
- Was muss die erste Version unbedingt können, was kann warten?
- Wer in Ihrem Betrieb begleitet das Projekt und gibt Rückmeldung?
Ihr nächster Schritt
Ich arbeite von Halstenbek aus für Betriebe in Hamburg und im Kreis Pinneberg und komme für das Erstgespräch gern zu Ihnen. Mehr über meine Arbeitsweise finden Sie unter individuelle Software und auf meiner Profilseite. Oder Sie vereinbaren direkt ein kostenloses Erstgespräch.
