Wer einen Handwerksbetrieb führt, kennt das Bild: Am Freitag liegen die Stundenzettel auf dem Schreibtisch. Manche sind vollständig, manche haben Lücken, einige fehlen ganz. Im Büro wird abgetippt, nachgefragt und zusammengesucht, bevor die Rechnung an den Auftraggeber gehen kann. Eine Zeiterfassungs-App soll genau das abstellen. Doch welche Lösung passt zu Ihrem Betrieb?
Was eine Zeiterfassung im Handwerk leisten muss
Im Handwerk geht es selten nur um Kommen und Gehen. Eine brauchbare Lösung sollte aus meiner Sicht mindestens Folgendes können:
- Arbeitszeit pro Baustelle oder Bauvorhaben erfassen, nicht nur pro Tag
- An- und Abfahrt getrennt ausweisen
- Material, Belege und Fotos direkt vor Ort festhalten
- Unterschrift von Mitarbeiter und Auftraggeber auf dem Handy ermöglichen
- auch bei schlechtem Netz funktionieren
- Stundenzettel als PDF erzeugen, die das Büro ohne Nacharbeit weiterverwenden kann
Fehlt einer dieser Punkte, landen Sie schnell wieder bei Papier oder doppelter Erfassung.
Zeiterfassung ist schon heute Pflicht
Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten grundsätzlich erfassen. Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben, Papier ist also noch zulässig. Die Bundesregierung arbeitet aber an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes, die eine elektronische Erfassung vorsieht. Den aktuellen Stand und mögliche Ausnahmen für kleine Betriebe sollten Sie sich bei Ihrer Kammer oder einer Rechtsberatung bestätigen lassen.
Fertige App: schnell startklar, aber festgelegt
Es gibt zahlreiche fertige Zeiterfassungs-Apps für das Handwerk. Sie sind schnell eingerichtet und werden meist im monatlichen Abo pro Nutzer bezahlt. Für viele Betriebe ist das ein guter Weg, und ich rate niemandem, ohne Grund eine eigene Software bauen zu lassen.
Schwierig wird es, wenn Ihre Abläufe nicht zum Standard passen. Typische Beispiele sind Stundenzettel in einem Format, das Ihre Auftraggeber verlangen, besondere Regeln für Fahrzeiten oder ein Büro, das die Daten in einer bestimmten Form braucht. Dann passen sich Ihre Leute an die Software an statt umgekehrt. Außerdem steigen die laufenden Kosten mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter.
Eigene App: Die Software folgt Ihrem Ablauf
Eine eigene App lohnt sich, wenn Sie einen klaren Ablauf haben, den keine fertige Lösung sauber abbildet. Sie bestimmen, welche Felder es gibt, wie der Stundenzettel aussieht und wohin er geschickt wird.
Dafür steht am Anfang eine Investition. Außerdem muss jemand die App pflegen, wenn sich Betriebssysteme oder Ihre Anforderungen ändern. Beides sollte vor dem Start offen besprochen werden.
Ein Beispiel aus der Praxis
Für den Handwerksbetrieb Gashi & Söhne habe ich eine Zeiterfassungs-App für iOS und Android entwickelt. Vorher wurden die Stundenzettel auf Papier geführt. Material und Arbeiten pro Bauvorhaben mussten nachträglich zusammengesucht werden.
Heute stempeln die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit per GPS. Sie erfassen Material, Belege und Fotos direkt auf der Baustelle und lassen den Stundenzettel auf dem Handy unterschreiben. Mit einem Tippen geht er als PDF an das Büro, und Erinnerungen sorgen dafür, dass kein Stundenzettel vergessen wird. Die App steht im App Store und ist produktiv im Einsatz.
Worauf Sie bei Standort und Datenschutz achten sollten
Standortdaten von Mitarbeitenden sind ein sensibles Thema. Ich empfehle, den Standort nur beim Ein- und Ausstempeln zu erfassen und nicht dauerhaft. Klären Sie außerdem vorab, wer welche Daten sehen darf, und informieren Sie Ihr Team offen darüber. Wenn es einen Betriebsrat gibt, gehört er früh an den Tisch. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall wenden Sie sich am besten an Ihre Handwerkskammer oder an eine Rechtsberatung.
Fünf Fragen für Ihre Entscheidung
- Lässt sich Ihr heutiger Stundenzettel in einer fertigen App eins zu eins abbilden?
- Wie viele Mitarbeitende werden die App nutzen, und was bedeutet das für die Abokosten über mehrere Jahre?
- Muss die Zeiterfassung mit anderen Programmen zusammenarbeiten, etwa mit Ihrer Buchhaltung oder Lohnabrechnung?
- Arbeiten Ihre Leute oft an Orten ohne Netz?
- Wer verwaltet Zugänge, wenn Mitarbeitende neu dazukommen oder den Betrieb verlassen?
Wenn Sie bei der ersten Frage zögern und die dritte mit Ja beantworten, lohnt sich ein Gespräch über eine eigene Lösung.
Ihr nächster Schritt
Im kostenlosen Erstgespräch sehe ich mir Ihren heutigen Ablauf an und sage Ihnen, ob eine fertige App reicht oder ob sich eine eigene Lösung lohnt. Gern komme ich dafür auch zu Ihnen nach Hamburg oder in den Kreis Pinneberg.
